Secretária Executiva
Mitrelli
Job location
Belas
Employment status
Full–time
Job details
O Centro de Ciência (CCL) é uma instituição pública, vinculada ao Ministério do Ensino Superior, Ciência, Tecnologia e Inovação (MESCTI). Situado na baixa de Luanda, o CCL resulta da reconversão da antiga Fábrica de Sabão de Luanda situada na Marginal 4 de Fevereiro e possui cerca de 10.000 m², sendo 6.000 m² de área expositiva. O objectivo principal consiste em elevar a cultura científica da população, em geral, e de crianças e jovens, em particular, por via da massificação do conhecimento científico e tecnológico. Além das exposições, o Centro de Ciência de Luanda conta também com uma cozinha-laboratório, um Planetário, um Auditório, um Borboletário, programação por Vídeo-mapping na fachada do edifício, uma loja, uma cafeteria e espaço de estacionamento. Neste momento estamos a recrutar uma Secretária Executiva.A posição requer extensiva experiência em assitência executiva e gestão. A pessoa selecionada deverá dar suporte administrativo e executivo de alto nível à direção facilitando a gestão de tarefas diárias, organização de agendas e acompanhamento de correspondência e documentação, de forma a garantir o bom funcionamento e a optimização dos processos administrativos e gerenciais.Principais Responsabilidades da Função:Organizar e gerir a agenda da direção/executivos, garantindo a marcação e organização de reuniões, compromissos e viagens;Priorizar e reorganizar compromissos quando necessário;Preparar a documentação necessária para reuniões (atas, apresentações, relatórios);Registar e elaborar atas das reuniões;Acompanhar os prazos e decisões estabelecidas;Receber, filtrar e encaminhar chamadas telefónicas, e-mails e correio;Redigir, rever, editar e formatar correspondência;Organizar a logística de viagens, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte;Gerir o registo e controlo de despesas;Monitorar pagamentos e reembolsos;Preparar relatórios de despesas;Apoiar na elaboração de orçamentos;Facilitar a comunicação entre a direção e outros departamentos da empresa;Assegurar o seguimento e conclusão de projectos ou pedidos da direção junto às outras equipas;Coletar e auxiliar a revisão de documentos e relatórios produzidos pelas equipas/departamentos;Assistir a manutenção e ampliação da rede de parceiros estratégicos;Gerenciar os convites e RSVP de parceiros estratégicos;Recepcionar e dar especial atenção aos convidados;Organizar e manter arquivos físicos e digitais;Gerir stock de material de escritório e requisitar fornecimentos;Gerenciar CRM, elaborar e actualizar bases de dados e listas de contactos;Tratar de informações confidenciais e sensíveis com discrição e profissionalismo;Manter a confidencialidade em todas as actividades administrativas
